Deine to-do Liste wird immer länger, du fühlst dich überlastet und suchst händeringend nach Verstärkung? Du hast gerade eine hohe Auslastung oder wichtige Mitarbeiter sind erkrankt?

Hast du schon mal darüber nachgedacht, dich durch eine virtuelle persönliche Assistenz unterstützen zu lassen? Gewinne endlich wieder mehr Zeit und delegiere belastende oder lästige Aufgaben! Für viele Unternehmen, Coaches oder Selbstständige ist das Zusammenarbeiten mit einem virtuellen Assistenten noch unbekannt und absolutes Neuland.

Doch das Delegieren oder Outsourcen von Aufgaben bringt viele Vorteile mit sich. Nicht nur, dass du dich endlich wieder auf deine Kernkompetenzen konzentrieren kannst, nein, auch Kosten und Nerven kannst du dir „sparen“.

Welche weiteren Vorteile dir eine virtuelle Assistenz bringt, dazu kannst du dich gerne im folgenden Artikel einlesen: 6 gute Gründe für einen virtuellen Assistenten

In diesem Beitrag möchte ich dir ein paar Inspirationen an Einsatzmöglichkeiten mit auf dem Weg geben. Hier erfährst du, wie du eine virtuelle persönliche Assistenz für dich und deine Unternehmung gewinnbringend und erfolgreich einsetzen kannst.

 

Was ist eigentlich ein virtueller Assistent?

Vielleicht sind dir hin und wieder auch Abkürzungen wie VA oder VPA begegnet.

🔸 VA steht für „virtueller Assistent“.
🔸 Wohingegen VPA für „Virtueller Persönlicher Assistent“ steht.

Bedeutet, dass ein VA oder VPA seine Kunden kurz- oder langfristig begleitet und Aufgaben von ihnen übernimmt, die sich leicht outsourcen bzw. auslagern lassen. Die Zusammenarbeit erfolgt nur online, deshalb auch virtueller persönlicher Assistent.

 

Welche Aufgaben lassen sich online von einem VA übernehmen?

Dabei ist eine grobe Kategorisierung möglich. Hier ein Überblick der Gruppen, denen VA´s zugeordnet werden können:

#1 Klassische Büro – Aufgaben – virtuelle Backoffice Assistenz
#2 Marketing Aufgaben – virtueller Marketing Assistent
#3 Online Marketing Aufgaben – virtuelle Online Marketing Assistenz
#4 Sales Aufgaben – virtueller Sales Assistent

 

Doch ist das überhaupt möglich, Aufgaben zu delegieren, die sich aus der Ferne und dazu noch online erledigen lassen? 

 

Da kann ich dir versichern, es gibt hunderte Möglichkeiten und Einsatzgebiete für einen VPA. Die meisten VA´s sind top qualifiziert, haben viel Erfahrung in den verschiedensten Bereichen und sind top motiviert. Es ist wichtig, dass es nicht den EINEN virtuellen Assistenten gibt. Das ist fast so wie die „EierlegendeWollmilchSau“. Es gibt niemanden und schon gar nicht eine virtuelle Assistenz, die alles kann.

Aufgrund dieser Tatsache, solltest du dir gut überlegen, in welchem Einsatzgebiet du die Unterstützung eines VA benötigst. Kläre für dich unbedingt welche Hauptaufgaben deine zukünftige virtuelle persönliche Assistenz übernehmen soll. Abhängig von diesen Kernaufgaben solltest du dir dann deine VA aussuchen.

Damit du dir einen Überblick verschaffen kannst, in welchen Bereichen es qualifizierte Assistenten gibt, zeige ich dir folgend auf wie eine Zusammenarbeit aus der Ferne durch eine persönliche Assistenz erfolgversprechend werden kann.

 

#1 virtuelle Backoffice Assistenz

Dieser Bereich ist den klassischen Büro- und Sekretäraufgaben zuzuordnen. Ein virtueller Assistent mit dieser Tätigkeitsbeschreibung lässt sich vielfältig einsetzen und kann dich in deinen täglichen und regelmäßigen Aufgaben sehr entlasten. Folgend einige Aufgaben die du deiner VA delegieren kannst:

 

Backoffice & Administration

  • Datenerfassung aller Art
  • Recherchearbeiten aller Art
  • Kalender-Management & Terminvereinbarungen
  • Digitale Dokumentenablage
  • Erstellung von Excel-Tabellen
  • Vorbereiten von Präsentationen (PowerPoint)
  • Erstellen von PDF’s
  • Softwarepflege & einrichten von Projektmanagementtools (Trello, Asana,…)
  • Einführung neuer Tools
  • E-Mail Management
  • Erstellung von Besprechungsunterlagen
  • Kündigung und Überwachung von Verträgen (Versicherungen, Abos uvm.)
  • Dropbox / Google Drive Organisation

 

Team Organisation

  • Stellenausschreibungen verfassen
  • Bewerber auswählen
  • Koordination von Freelancern
  • Arbeitspläne erstellen
  • Schulung Tools
  • Team Meetings
  • Reporterstellung

 

Persönliche Aufgaben

  • Reisebuchung & Verwaltung
  • Kauf & Versand Geschenke
  • Pflegen von Verträgen (Abos, Versicherungen, Telefon, …)
  • Erinnerungen & Terminpflege
  • Personal Shopper
  • Terminvereinbarungen mit verschiedensten Dienstleistern (KFZ, Handwerker, …)

 

Buchhaltung

Gerade der Bereich der Buchhaltung ist für jede Unternehmung essentiell und wahrscheinlich auch genauso unbeliebt. Trotz der Online Arbeit gibt es hier viele Bereiche die du an eine VA delegieren kannst. Da die Daten aus der Buchhaltung sehr sensibel sind, solltest du darauf achten mit einer VA zusammenzuarbeiten der du zu 100% vertrauen und auch Vertrauen aufbauen kannst. In diesem Einsatzbereich empfiehlt es sich eine langfristige Zusammenarbeit anzustreben.

  • Rechnungserstellung & Versand
  • Überweisungen anweisen
  • Kontrolle Zahlungen & Rechnungen
  • Erfassung Betriebsausgaben
  • Kontrolle der Zahlungseingänge
  • Kontrolle von Eingangsrechnungen
  • Vorbereitung der Steuererklärung
  • Vorbereitung Umsatzsteuervoranmeldung
  • Unterlagen an Steuerberater vorbereiten & versenden
  • Anfordern von Belegen & Bescheinigungen
  • Überblick der Konten & Auszüge

 

Lektorat

  • Übersetzungen
  • Korrekturlesen von Dokumenten
  • Transkripte aller Art

 

Kundensupport

  • Erstellung von FAQ´s
  • Erstellung und Pflege von Handbüchern (on- und offline)
  • Bearbeitung von Reklamationen
  • Telefonischer Service zu Produkten und allg. Fragen
  • Überwachung E-Mail Postfach – Selektion & Verteilung in Fachabteilungen
  • Bearbeitung von Neukunden / Neuanmeldungen und Kündigungen
  • Versand von Terminbestätigungen

 

 

#2 virtueller Marketing Assistent

Dieser Bereich umfasst viele Tätigkeiten die ortsunabhängig ausgeführt werden können. Es gibt viele VPA mit Schwerpunkten in diesen Einsatzbereichen. Sie sind in diesen Nischen spezialisiert und können dich tatkräftig unterstützen.

 

E-Commerce

  • Betreuung Online-Shop
  • Produkt-Recherche
  • Kontakt zu Herstellern
  • Produktbestellungen & Abwicklung Bestellungen
  • Management Verkäuferkonten (z.B. Amazon)
  • Abwicklung Reklamationen & Rücksendungen
  • Produktseiten erstellen & optimieren
  • Kontrolle des Lagerbestand
  • Bewertungen & Kommentare beantworten
  • SEO Optimierung der Website
  • Wareneingang und Versand von Produkten / Aufträgen

 

Event Management

  • Verwaltung Anmeldungen
  • Tickets versenden
  • Einladungen erstellen
  • Location-Recherche
  • Hotel Buchung
  • Software-Recherche & Verwaltung (bei Online Events)
  • Recherche & Buchung Catering, Fotograf & Co.
  • Materialien-Bestellung für Teilnehmer & Veranstalter (Roll-Ups, Namensschilder, Give-aways…)
  • Ablauferstellung / Agenda
  • notwendige Unterlagen erstellen & bestellen (Bewertungsbögen, Flyer…)
  • Nachbereitung des Events

 

PR / Pressearbeit

  • Erstellung & Pflege des Presseverteilers
  • Kontaktpflege zu Journalisten & Influencern
  • Pressemitteilungen erstellen
  • Versand von Pressemeldungen & einstellen in Webportalen
  • Interviewanfragen koordinieren
  • Terminvereinbarung für Interviews
  • Kooperationen & Journalisten-Kontakte aufbauen
  • Planung von Events & Konferenzen

 

#3 virtuelle Online Marketing Assistenz

Damit du dein Onlinebusiness voranbringst, können Aufgaben an deine VA delegiert werden, die sich gut mit Content-Management-Systemen (wie z.B. WordPress), SEO, Contenterstellung, Website Pflege, Newsletter & Blogartikel verfassen uvm. auskennt. Diese Aufgaben werden zum Teil regelmäßig ausgeführt und können somit leicht an einen VPA delegiert werden.

 

Website / Webdesign

  • Grafiken erstellen
  • Webseitenstruktur umsetzen
  • Webseitenerstellung (WordPress, etc.)
  • Aktualisierung von Plugins
  • Durchführen von Updates
  • Überprüfung der Links auf Aktualität
  • Blogartikel einpflegen
  • Webseite generell aktuell halten
  • Datensicherung durchführen
  • Webseiten Texte erstellen
  • Blogartikel verfassen
  • Gastartikel verfassen

 

E-Mail Marketing

  • Newsletter Texte verfassen
  • Einrichten von Autorespondern (Mailchimp, CleverReach, Klick-Tipp, etc.)
  • Einrichten von Kunden-Listen
  • Abonnentenpflege
  • Newsletter erstellen
  • Newsletter schreiben
  • Newsletter versenden
  • Tracking, Analyse & Reporting von Newslettern & Kampagnen (Klick Rate, Öffnungen….)
  • Strategien & Handlungsempfehlungen aufgrund des Reporting
  • Erstellen von Vorlagen für Newsletter
  • Planung und Umsetzung von Automationen
  • Erstellen der Vorlagen der Double Opt-In Formulare
  • Kampagnenplanung
  • Prozesse (Automatisierungen, Tags, Listen)

 

Social Media Marketing

  • Zielgruppe definieren
  • Einrichtung Social Media Kanäle (Facebook-Seite, Instagram Account, Pinterest, YouTube)
  • Pflege von XING & LinkedIN
  • Management sämtlicher Social Media Kanäle*
  • Content-Strategie
  • Redaktionsplanung & Erstellung von Posts
  • Kommentare beantworten
  • Einrichten von Werbekampagnen
  • Kontrolle & Analyse von Werbekampagnen
  • Durchführung von Gewinnspielen
  • Texte verfassen für Social Media Posts
  • Community Aufbau & Pflege

 

SEO, Sichtbarkeit & Reichweite

  • SEO-Optimierung Webseite
  • SEO-Optimierung von Artikeln & Seiten
  • Keywordrecherche & Analyse
  • Durchführen von Konkurrenzanalyse
  • Kooperation Gastblogger (Backlinks)
  • Blogartikel SEO optimieren
  • Werbeanzeigen (Facebook, Pinterest, XING, etc.)
  • Suchmaschinenwerbung
  • Auswertung Google Analytics
  • Handlungsempfehlungen ableiten
  • Kampagnenerstellung & Budgetverwaltung
  • Zielgruppendefinition
  • Tracking & Optimierung

 

Digitale Produkte

  • Erstellung digitaler Downloadprodukte (Freebies, Checklisten…)
  • Erstellungen von Quiz zur Leadgenerierung
  • Hochladen von Videos auf YouTube, Vimeo, Vidello uvm.
  • Onlinekurs-Erstellung
  • Erstellung & Pflege von Sales & Landing Pages
  • Onlinekurs Begleitung (Konzipierung, Inhalte, Medieneinsatz…)
  • Unterstützung bei eBook Erstellung
  • Grafik Design (Canva…)
  • Hilfe bei der Auswahl der richtigen Technik (Softboxen, Kamera, Ringlichter…)
  • Auswahl Kursplattform (in apprex, Elopage, Digimember, etc.)

 

#4 virtueller Sales Assistent

Kundenzufriedenheit ist das oberste Gebot. Eine schnelle Beantwortung von Fragen & E-Mails. Das qualifizierte Erstellen von Angeboten oder das nachhaltige Betreuen von Kampagnen sind wichtig & essentiell für dein Firmen Image. Folgende Aufgaben lassen sich gut an einen VA delegieren, der dich mit seinen Fachkompetenzen und Tools perfekt unterstützen kann.

  • Angebotserstellung
  • Telefonmarketing
  • Kundenakquise
  • Pflegen CRM/ Kundendatenbanken
  • Sales Funnels Strategie & Einrichtung
  • Wiedervorlage / Angebote nachhalten
  • Vertriebsleitfäden erstellen
  • Verkaufstexte verfassen
  • Kampagnen betreuen

 

Meine Empfehlung

Aufgrund der hier vorgestellten Inspirationen sind dir eventuell noch ein paar Aufgaben oder Bereiche begegnet die du vorher noch nicht bedacht hast. Vielleicht auch aus reinen Kapazitätsgründen. Damit du für dich Aufgaben findest, die du delegieren kannst, habe ich folgenden Tipp 💛 für dich:

Mache dir eine Übersicht aller Aufgaben die es „täglich“ zu erledigen gilt. Priorisiere sie in der Reihenfolge, welche du überhaupt nicht gerne erledigst – Aufgaben die für dich reine „Zeitfresser“ und „Energieräuber“ sind. Bestimme daraus die zu erledigenden Aufgaben. Welche davon können leicht an eine VA delegiert werden?

Nun weisst du, wie dir eine VA bei zahlreichen Aufgaben rund um deine Unternehmung hilfreich zur Seite stehen kann. Mache davon Gebrauch und nutze deine Zeit sinnvoll – konzentriere dich wieder auf die Aufgaben in deinem Business die dir Freude bereiten.

do what you can do best – outsource the rest!

Du suchst Unterstützung?

Ich kann dir helfen in folgenden Bereichen:

  • E-Mail Marketing | Newsletter erstellen | Kampagnen & Automationen einrichten | Strategien ausarbeiten uvm
  • Online-Kurs Erstellung | alles rund um die richtige Technik | Landingpages | die richtige Kursplattform
  • Website Erstellung | Landingpages | Webdesign

Dein Business funktioniert nur dann gut, wenn du dich auf deine Kernkompetenzen konzentrieren kannst dann buche gleich hier Ihr dein kostenfreies Strategiegespräch!

Herzliche Grüße

Deine virtuelle persönliche Assistenz

Maria