Sie fühlen sich gestresst oder überfordert? Womöglich erledigen Sie Aufgaben die Ihnen viel Zeit und Nerven rauben, weil sie Ihnen einfach keinen Spaß machen. Oder liegt es daran, dass Sie keine Arbeit abgeben und jede Aufgabe bis in kleinste Detail selbst erledigen ?

Wenn Sie sich angesprochen fühlen, dann ist es höchste Zeit, sich nach einem virtuellen persönlichen Assistenten umzusehen. Machen Sie sich Gedanken wie Sie sich helfen lassen und Ihre Zeit endlich wieder effizient einsetzen können!

Gerade wenn Sie noch keine regelmäßige, dauerhafte Unterstützung benötigen, oder es Zeiten gibt in denen die Auslastung sehr hoch ist, ist eine virtuelle Assistenz genau das Richtige für Sie!

 

Was ist eine virtuelle Assistenz?

 

VA steht für „virtueller Assistent“. Mittlerweile begegnet einem auch hin und wieder mal die Abkürzung VPA. Dieses steht für „Virtueller Persönlicher Assistent“. Bedeutet, dass ein VA oder VPA seine Kunden online kurz- oder langfristig begleitet und online Aufgaben übernimmt, die sich leicht outsourcen bzw. auslagern lassen.

Outsourcen? Das heisst, dass Tätigkeiten oder Arbeitsabläufe aus einem Betrieb, Unternehmen oder Tätigkeitsfeld ausgegliedert und an Externe, wie einer virtuellen Assistenz delegiert werden.

Die Zusammenarbeit zwischen einem virtuellen Assistenten und seinem Kunden kann online einmalig erfolgen. Natürlich sollten beide Seiten bestrebt sein, die Zusammenarbeit längerfristig zu gestalten. Je länger ein Unternehmen und der virtuelle Assistent zusammenarbeiten umso  effektiver und effizienter ist die Arbeitsweise und umso erfolgreicher gestalten sich die Ziele. Es braucht Zeit sich kennen zu lernen, einander zu vertrauen um maximale Erfolge zu erzielen.

Ortsunabhängiges Arbeiten ist mittlerweile keine Seltenheit mehr – virtuelle Assistenten können von überall aus der Welt online ihrer Tätigkeit nachgehen. Aufgaben können online somit „über Nacht“ erledigt werden und die fertigen Ergebnisse liegen Ihnen direkt am nächsten Morgen vor.

Die Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenten gewinnt somit immer mehr an Attraktivität und für Unternehmen, Selbstständige, Coaches immer mehr an Bedeutung. Doch was ist eigentlich eine virtuelle Assistenz? Wie kann sie Sie mit ihrem Wissen online unterstützen? Was gibt es also für gute Gründe um mit einem virtuellen Assistenten online zusammenzuarbeiten?

 

 

Vorteile eines virtuellen Assistenten

 

#1 Durch eine VA können Sie Ihre Kosten reduzieren

Ein Vorteil liegt darin, dass ein virtueller Assistent online als Freiberufler arbeitet und keine Kosten wie bei einer festangestellten Arbeitskraft anfallen. Lohnnebenkosten wie gesetzliche Kranken- und Rentenversicherungsbeiträge, Urlaubsgelder und Steuern fallen weg. Da virtuelle Assistenten schon mit Know-how ausgestattet sind, entstehen auch keine unschönen Kosten für Einarbeitung oder Weiterbildung. Ein weiterer Vorteil zeigt sich darin, dass für den virtuellen Assistenten kein fester Arbeitsplatz und Arbeitsmaterialien zur Verfügung gestellt werden müssen – sie arbeiten vorwiegend online.

 

#2 Delegieren Sie zeitraubende Aufgaben an Ihren virtuellen Assistenten – lassen Sie los!

Sie wollen Ihr Unternehmen auf ein neues Level heben? Aber vor lauter nervenden, wiederholenden und zeitraubenden Aufgaben kommen Sie nicht dazu? Hier habe ich einen essentiellen Rat: Lernen Sie abzugeben! Das fällt Ihnen schwer?

Gerade bei einem VPA sind Sie an der richtigen Stelle. Denn eine virtuelle Assistentin hat auf Ihrem Gebiet maximale Fachkompetenz & Erfahrung. Davon sollten Sie Gebrauch machen – aber gehen Sie es ruhig langsam an. Geben Sie zuerst kleinere Aufgaben an ihren virtuellen Assistenten ab und steigern sie das Outsourcen so nach und nach. Das Vertrauen zur Ihrer VPA wächst automatisch. Des Weiteren ist es eine VA gewohnt selbständig zu arbeiten, Pflichten nicht nur zu übernehmen, sondern sie auch zu erfüllen – zu Ihrer Zufriedenheit!

Und für Sie? Sie können Sich endlich wieder um die Dinge kümmern, die in Ihrem Kernkompetenz Bereich liegen und die Produktivität von Ihnen & Ihrem Unternehmen steigern.

Sie sind sich noch nicht ganz sicher, in welchem Einsatzbereich Ihnen eine VA Vorteile bringt? Dann lassen Sie sich von den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten in meinem Artikel inspirieren: 128 Aufgaben & Einsatzbereiche für Ihren virtuellen Assistenten

 

#3 Profitieren Sie von umfangreichen Fachkompetenzen Ihrer VPA

Kein Mensch kann alles. Naja, vielleicht doch, aber zumindest ist dann im Ergebnis nicht alles gleich gut. Aufgaben die Ihnen nicht liegen, die Sie aufhalten, können Sie ganz einfach an eine virtuelle Assistenz auslagern bzw. delegieren. Es gibt bei virtuellen Assistenten unterschiedliche Spezialisierungen. Es gibt im Prinzip so gut wie für jede Aufgabe eine virtuelle Assistenz. Lassen Sie mich ein paar Beispiele aufführen die Sie einer VA oder VPA delegieren können & die sie für Sie online übernehmen kann:

• Kundensupport & Telefonservice
• private Korrespondenzen
• Reise-und Terminkoordination
• Tickets/Reservierungen buchen
• Hilfe bei der Planung von Feiern
• Beschaffung und Vergleich von Angeboten für eine bestimmte Dienstleistung
• Büroorganisation
• Lektorat & Texterstellung
• Onlinerecherche
• Webdesign & Content Erstellung
• Suchmaschinenoptimierung (SEO)
• Beratungsdienstleistungen
• Content Marketing
  • Strategie & Redaktionsplan ausarbeiten
  • Beitragserstellung & Grafikdesign
  • Betreuung der Social Media Kanäle
  • Inhalte für Webseiten

Wie Sie sehen kann die Liste noch weiter ausgeführt werden, Aspekte rund um Vertrieb, Angebotserstellung uvm. wurden hier noch gar nicht angesprochen – die aber durch eine VA bzw. VPA online ganz leicht ausgeführt werden kann. Wenn Sie vorhaben, für sich die Leistungen eines virtuellen Assistenten in Anspruch zu nehmen und es fehlt die 100% Deckung von Leistungsspektrum und Ihren Wunschvorstellungen, sollten Sie dennoch Kontakt mit der virtuellen Assistenz aufnehmen die Ihnen am sympathischsten ist. Oft ergibt sich im Gespräch eine Idee oder es findet sich ein Kompromiss. Sie müssen sich auf Ihre virtuelle Assistenz verlassen können und was bringt Ihnen größtes Know-how, wenn Ihnen die VPA unsympathisch ist?

 

#4 Maximale Kostentransparenz – durch outsourcen Ihrer Aufgaben an einen VA

Durch das abgeben Ihrer Aufgaben an eine virtuelle Assistentin haben Sie die Kosten komplett unter Kontrolle. Sie zahlen nämlich nur die Stunden, die tatsächlich vom VA online gearbeitet werden – nicht mehr & nicht weniger. Natürlich macht es Sinn sich vorher über die Gestaltung der Stunden und damit verbundenen Kosten abzustimmen. Manche virtuelle Assistenten bieten sogar Preispakete an, z.B. für das Gestalten einer Webseite und dem Füllen mit Inhalten. Im Unternehmen fällt diese Kostenkontrolle schwer, Arbeitnehmer müssen die vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden ausfüllen – egal wie produktiv sie sind. Das verursacht Ihnen & Ihrem Unternehmen natürlich unnötige Kosten. Sie entscheiden beim Zusammenarbeiten mit einem VPA wieviele Stunden aufgebracht werden sollten und erleben somit keine „teueren“ Überraschungen.

 

#5 Im höchsten Maß flexibel

Virtuelle Assistenten sind im höchsten Maß flexibel. Sie können kurzfristig auf Stundenbasis für Sie arbeiten. Auch ist es möglich VA/VPA für mehrere Monate oder für ein längeres Projekt zu buchen. VA´s und VPA´s passen sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an.

 

#6 Der entscheidende Vorteil: Zeitgewinn

Unter Punkt 2 bin ich schon kurz auf die Vorteile des delegieren von Aufgaben an einen virtuellen Assistenten eingegangen. Ich möchte die Dringlichkeit dieses Themas hier noch einmal vertiefen. ZEIT IST GELD & IHRE ZEIT IST WERTVOLL! Aufgaben fallen immer an! Egal ob Sie ein Einzelkämpfer sind oder ein Unternehmen führen. Und alles selbst erledigen zu wollen wird Ihnen nicht nur Ihre kostbare Zeit rauben, sondern früher oder später auch Ihre Nerven. Gewinnen Sie wieder Zeit indem Sie Aufgaben die Ihnen nicht liegen, die Sie nur halbherzig abarbeiten, an eine VPA delegieren.

Und was machen Sie mit der wiedergewonnenen Zeit? Investieren Sie diese in Ihre Freizeit, in neue spannende persönliche oder berufliche Projekte und bringen Sie Ihr Unternehmen weiter voran.

 

Mein Fazit:

Hier noch einmal zusammengefasst, warum es sich für Sie lohnt mit einem virtuellen Assistenten zusammenzuarbeiten.

1. Durch eine VA reduzieren Sie Kosten
2. Lassen Sie los – wirken Sie Überforderung mit Hilfe eines VPA entgegen
3. Sie profitieren von externem Wissen & Fachkompetenzen Ihres Assistenten
4. Sie haben die Kontrolle – nicht nur über die Kosten
5. Maximale Flexibilität im Einsatz Ihres VA
6. Gewinnen Sie Zeit zurück

Worauf warten Sie also noch? Das schöne an der Zusammenarbeit mit einem VPA ist, dass man erst mal „klein“ Anfangen kann, um für sich selbst zu entscheiden, ob diese Art der Aufgabenübernahme überhaupt etwas für einen ist. Geben Sie also erst mal kleine Aufgaben an einen virtuellen Assistenten ab, die online hervorragend zu machen sind und probieren Sie sich aus.

Und nicht vergessen: do what you can do best – outsource the rest!

Ihr Business funktioniert nur dann gut, wenn Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Wenn auch Sie endlich mehr Zeit für sich und Ihre Kernaufgaben haben möchten – dann buchen Sie gleich hier Ihr kostenfreies Strategiegespräch!

Herzliche Grüße

Ihre virtuelle persönliche Assistenz