Die Welt von heute dreht sich immer schneller. Das was gestern noch „in“ war ist heute schon längst „out“! Hinterher kommen die wenigsten. Wobei ein Hinterherkommen eigentlich schon das Todesurteil bedeutet. Heute sollte man Trendsetter sein um als Unternehmen ganz Vorne Global mitspielen zu können. Doch nicht nur hier droht Gefahr, auch im Finden der richtigen Fachkompetenzen und Experten herrscht Global ein „War for Talents“.

Nicht nur Unternehmen stehen vor einem Dilemma, sondern auch Solopreneure, Startups uvm.. Fachexpertise sollte immer „up to date“ sein. Hat man dann mal gutes Personal gefunden, werden aber auch die Themengebiete immer spezifischer und komplexer. Wurde z.B. Social Media vor ein paar Jahren noch unter Marketing verankert, hat man heute eigene „Community Manager“ die sich um den Aufbau & Pflege der Social Media Community kümmern. Das gleiche gilt für SEO, Newsletter usw.

Unternehmen, Selbstständige, Startups…müssen sich heutzutage immer schneller an Gegebenheiten anpassen. Daher stelle ich Ihnen in diesem Artikel vor, welchen Herausforderungen Sie als Unternehmer gegenüber stehen und zeige Ihnen auf wie Sie sich diesen stellen können – mithilfe einer virtuellen Assistenz.

 

#1 Unternehmen von heute sind schnell von gestern

Haben Sie schon einmal von der VUCA Welt gehört? Nein, dann erkläre ich Ihnen kurz was es damit auf sich hat. VUCA ist ein Akronym, ein Kunstwort und setzt sich aus den Anfangsbuchstaben von Volatility, Uncertainty, Complexity & Ambiguity zusammen. Die Bedeutung des jeweiligen Begriffes finden Sie nachfolgend:

V= (volatility) Volatilität – eine sich ständig verändernde, instabile & unvorhersehbare Welt
U= (uncertainty) Unsicherheit – Prognosen & Erfahrungswerte zur Gestaltung der Zukunft verlieren an Gültigkeit
C= (complexity) Komplexität – Entscheidungen sind erschwert – oft ist nur eine Reaktion & Gegenreaktion möglich
A= (ambiguity) Mehrdeutigkeit – es gibt nicht mehr nur schwarz & weiss. Anforderungen werden komplexer (vergleichen Sie das Leistungsspektrum einer heutigen Führungskraft mit einer von vor 30 Jahren)

Konzept der VUCA Welt

• alles ist komplexer & instabiler
• das Gefühl von Sicherheit & Stabilität gibt es nicht mehr
• sowohl die Gesellschaft & Digitalisierung verändert sich sehr schnell

 

Und die Welt wird VUCA bleiben!

Die Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit macht vor nichts und niemanden Halt – weder vor Solopreneuren noch größeren Unternehmen, weder vor Führungskräften, dem Management und auch nicht vor kurz- oder langfristigen Strategien.

Lösen Sie sich davon: Es gibt nicht mehr nur den EINEN Weg. Alles was Sie kennen muss auf den Prüfstand. Individualität ist der neue Standard!

Woher qualifiziertes Personal?

Auf Seiten der Mitarbeiter wird es auch schwieriger. Gerade die junge Generation (Y & Z) will sich individuell und flexibel weiterentwickeln. Niemand möchte sich 20-30 Jahre an ein Unternehmen binden. Die Werte haben sich verschoben. Es ist nicht mehr nur wichtig Geld zu verdienen, bzw. viel Geld zu verdienen, sondern die Work-Life-Balance rückt immer mehr in den Vordergrund. Mitarbeiter wollen sich um die Familie kümmern, ihren Hobbies nachgehen und tendieren immer mehr zu Stundenreduzierungen und 4-Tage Wochen. An dieser Stelle ein kleines Gedankenspiel: Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, wie schön es wäre, die bisherigen Probleme mit einer einzigen Person lösen zu können? Wenn Sie jetzt glauben, dass das Wunschdenken ist, dann kann ich Ihnen versichern, dass es diese EINE Person tatsächlich gibt. Nämlich in der Form einer virtuellen Assistenz.

 

#2 VA / VPA / Virtuelle Assistenz? Noch nie gehört!

VA steht für „virtueller Assistent“. Mittlerweile begegnet einem auch hin und wieder mal die Abkürzung VPA. Dieses steht für „Virtueller Persönlicher Assistent“. Bedeutet, dass ein VA oder VPA seine Kunden online kurz- oder langfristig begleitet und online Aufgaben übernimmt, die sich leicht outsourcen bzw. auslagern lassen.

Outsourcen? Das heisst, dass Tätigkeiten oder Arbeitsabläufe aus einem Betrieb, Unternehmen oder Tätigkeitsfeld ausgegliedert und an Externe, wie einer virtuellen Assistenz delegiert werden. Wenn Sie sich Inspiration holen möchten, in welchen Aufgabenbereichen Sie auf keinen Fall auf eine virtuelle Assistenz verzichten sollten, dann schauen Sie kurz in folgendem Beitrag vorbei:  Aufgaben & Einsatzbereiche für Ihre virtuelle persönliche Assistenz.

Wie finden nun hier in diese Thematik die virtuellen Assistenten ihren Platz? Im Prinzip treffen 2 Trends zusammen:

• VA sind auf Themen & Nischen spezialisiert
• Unternehmen benötigen immer mehr unterschiedliche Kompetenzen

Aufgrund der vorher dargestellten VUCA Welt müssen Unternehmen zwingend flexibler werden und bleiben. Festangestellte SEO Experten oder Social Media Experten stehen der Flexibilität konträr gegenüber. Damit Unternehmen, Solopreneure uvm. nun schneller auf Trends reagieren können ist es von Vorteil sich kurzfristige & flexible Fachkompetenzen ins Haus zu holen.

Doch mittlerweile haben Unternehmen, Mittelständler oder Solopreneure den Trend, mit einer virtuellen Assistenz zusammenzuarbeiten, erkannt. Nicht nur Projektbezogen, sondern eine langfristige Zusammenarbeit ist mit freien Mitarbeitern wie den virtuellen Assistenten angestrebt. Halten auch Sie sich den Rücken durch die Unterstützung eines virtuellen Assistenten frei – konzentrieren Sie sich endlich wieder auf Ihre Kernkompetenzen.

Weitere Vorteile, die eine virtuelle Assistenz mit sich bringt:

• Ortsunabhängiges Arbeiten
• Zeitunabhängige Mitarbeit
• Flexibilität
• Fachexpertise & Fachkompetenzen
• Teamaufbau ohne Festanstellung

Letzter Punkt gerade für Startups oder Solopreneuere interessant, wenn der Umsatz noch nicht stabil & sicher ist.

 

#3 Doch welche VA ist gut für mein Unternehmen?

Was wird bei den virtuellen Assistenten an Fachkompetenz am meisten gesucht? Lassen wir uns zu beginn festhalten, dass die virtuellen Assistenten in 2 Gruppen einzuteilen sind:

• Die Allrounder
• Die Experten

Doch wer eignet sich für welchen Einsatz? Wann ist ein VA interessant für ein Unternehmen und wann für einen Solopreneur? Sehen wir uns die beiden Typen mal genauer an. Sie werden schnell erkennen, welche Unterstützung für Sie die richtige ist.

Allrounder als VA

z.B. parallel kümmern sie sich um Kundenanfragen, Blog, Facebook…

Sind interessant für Solopreneuere, Selbstständige die gerade erst gestartet sind und am Anfang stehen. Sie sollten sich ohnehin auf die Aufgaben konzentrieren, die Ihnen liegen und auf gar keinen Fall versuchen alles selbst zu machen. Lieber Aufgaben Priorisieren, die man vergeben möchte. Generell ist eine Zusammenarbeit mit einem virtuellen Assistenten und das Abgeben von Aufgaben ein Prozess und kann sich im Laufe der Zusammenarbeit verändern.

Experten für Fachbereiche als VA

Hier kommen die Spezialisten ans Werk. Themen die Sie definitiv als Unternehmen nicht selbst machen möchte wie z.b Facebook, Pinterest, Website Check, SEO usw.

Die Experten sind auf ihrem Gebiet immer besser als ein Solopreneur, Selbstständige oder Unternehmen. Was wiederum den einem Unternehmen einen Mehrwert bringt.

Als virtuelle Assistenz und Experte auf seinem Gebiet

• arbeitet man auf Augenhöhe
• hat man automatisch ein anders Standing als VA
• VA´s bilden sich immer weiter & fort

Gerade vor dem Hintergrund der VUCA Welt sind die freien Mitarbeiter für sich & Ihr Wissen selbst verantwortlich. Wollen mithalten und sich immer neues Wissen aneignen. Genau darin liegt der Kernvorteil für Sie als Unternehmen:

• Sie müssen sich nicht selbst um die Fortbildung ihrer eigenen MA kümmern
• VA´s sind aber dennoch ein Bestandteil des Teams

 

#4 Welche Erwartungen haben Unternehmen an Ihre VA´s?

1. Professionalität – VA sollte das Wissen haben wofür sie engagiert wurde
2. Arbeitsmethodik – sie sollte strukturiert und organisiert sein. Unternehmen sollen ihre virtuellen Assistenten nicht erst einlernen oder strukturieren. Es geht lediglich um das Anleiten. Schließlich wollen Sie jemanden der etwas schon kann.
3. Wissensvermittlung – das Unternehmen sollte durch die VA in ihrem Expertenwissen bzw. Bereich angeleitet bzw. geschult werden – quasi Hilfe zur Selbsthilfe

 

Ach, da hol ich mir doch lieber einen günstigen Praktikanten!

Dieser Satz fällt sehr oft wenn es um die Kosten bzw. Arbeitskraft einer virtuellen Assistenz geht. Gerade Jungunternehmer holen sich oft Praktikanten. Doch der entscheidende Nachteil eines Praktikanten im Vergleich mit einer VA ist, dass die virtuellen Assistenten schon etwas können, sogar Experten auf ihrem Gebiet sind und daher nicht im Ansatz vergleichbar sind mit einem Praktikanten.

Das Praktikum ist schließlich dazu da, sich von dem Unternehmen, der Arbeitsweise und dem Bereich ein Bild zu machen. Praktikanten müssen das Arbeiten schließlich erst einmal „lernen“. Des Weiteren sollten Praktikanten nicht ausgebeutet werden als „billige Arbeitskraft“.

Hier liegt dann auch der Trugschluss. Das Aufgabengebiet eines Praktikanten umfasst viele Dimensionen.  Praktikanten kosten sehr viel Zeit und benötigen eine hohe Führungskompetenz. Ist also eher etwas für etablierte Unternehmen und nicht für Solopreneure um an „günstige“ Arbeitskräfte zu kommen.

❌ Im Gegenteil – sie holen sich dadurch keinerlei Kompetenzen ins Haus, sondern müssen durch Input Kompetenzen bei Ihren Praktikanten erst „erschaffen“ bzw. „ausbilden“. Prinzipiell sind es auch andere Aufgaben die man Praktikanten oder 450,-€ Kräften gibt.

 

#5 Welcher Stundenlohn ist für einen virtuellen Assistenten fair?

Generell sollten Sie die Investition in einen virtuellen Assistenten als Investition ins eigene Business sehen. Wenn ein virtueller Assistent mit seinen Fachkompetenzen in Ihr Unternehmen kommt bringt er Ihnen einen enormen Mehrwert.

Die Frage die Sie sich stellen sollten ist vielmehr: Wieviel zahle ich und bekomme ich aber als Gegenleistung! Denn ein Praktikant mag im ersten Moment „günstiger“ sein, aber Sie sollten nicht nur den monetären Aspekt betrachten, sondern wieviel Zeit / Nerven / Mühe kostet Ihnen das Einlernen eines Praktikanten oder einer 450,-€ Kraft?

Beispiel:

Wenn Sie einer virtuellen Assistenz in 2 Std. 80€ bezahlen, nach diesen 2 Stunden ein Ergebnis erzielt wurde und nun zum Vergleich dieselbe Aufgabe einem Praktikanten der keinerlei Erfahrung mitbringt, übergeben, der aber evtl. 8 Stunden mit Korrekturen / Recherche / Zeit usw. aufwendet…..steht das wirklich noch für Sie im Verhältnis?

❗️ Haben Sie schon mal darüber nachgedacht:  Wenn es sich um Aufgaben handelt, die durch eine VA schnell erledigt werden können und Ihr Business dadurch schneller voranbringen, verdienen Sie dann nicht auch umso schneller wieder Geld ??????????????

Vereinfachen Sie sich Ihr Business indem Sie sich die Kompetenzen reinholen die Sie WIRKLICH VORAN bringen

 

#6 Stunden oder Pakete/Pauschalen?

Stunden – lohnen sich, bei einem Peak oder Mehraufwand der kurzfristig kompensiert werden muss

Paket / Pauschale – kommen eher zum Einsatz bei einer langfristigen Zusammenarbeit.

Vorteil liegt in der Planbarkeit für beide Seiten.

• Die virtuelle Assistenz:  Kann ihr Monatsgehalt sichern
• Für das Unternehmen: fest geplante Kapazitäten die ihm zur Verfügung stehen

Ist für beide Parteien fairer, hier wird die reine Arbeit gezahlt und nicht die Zeit im Gegensatz zu einer 450,.€ Kraft ( die vielleicht noch quatscht und sich einen Kaffee holt)

Wichtig ist genau zu definieren was im Paket alles enthalten sein sollte. So dass Ihre virtuelle Assistenz genau weiss, wo Ihr Aufgabengebiet liegt. Also nicht einfach nur nach einer „Social Media“ VA suchen, sondern das Aufgabengebiet spezialisieren.

Beispiel „Social Media“

• Wer liefert die Bilder?
• Hashtag Recherche inklusive?
• Welcher Kanal soll bespielt werden?
• Wieviele Posts in der Woche/Tag/Monat? …

 

Und nicht vergessen: do what you can do best – outsource the rest!

Nur wenn Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, kann Ihr Business funktionieren. Wenn auch Sie mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben haben möchten – dann buchen Sie gleich hier Ihr kostenfreies Strategiegespräch!

Herzliche Grüße
Ihre virtuelle persönliche Assistenz