Tools die virtuelle Assistenten, Coaches & Trainer wirklich brauchen

Tools virtuelle Assistenten

Gerade für meine Kund:innen wie Coaches, Trainer, Solopreneure ist ein „Blick hinter die Kulissen“ sicherlich ganz spannend. In vielen unserer Arbeitsabläufe finden sich Überschneidungen und vielleicht helfen sie auch dir in deinem Daily Business.

Ich freue mich, wenn ich hiermit einen kleinen Impuls setzen kann, damit sich dein Arbeitsablauf in Zukunft auch etwas entspannter gestaltet.

Um in meinem Alltag als virtuelle Assistenz nicht den Überblick zu verlieren (ich liebe Struktur & Ordnung) greife ich auf viele unterschiedliche Tools zurück. Diese erleichtern mir nicht nur meinen Ordnungsfimmel sondern machen mir in der täglichen Anwendung auch wirklich Spaß.

Heute zeige ich euch auf mit welchen Tools ich arbeite um für meine Kund:innen effizient & effektiv Bestleistungen zu bringen und um mir meinen Businessalltag zu vereinfachen und vieles zu automatisieren.

 

#1 Terminkoordination mit Calendly

Damit ich bei Terminanfragen nicht immer Ping-Pong-artig Mails mit Terminvorschlägen hin und her schicken muss. Können sich meine Kund:innen oder meine Kolleg:innen ganz easy über das Tool „Calendly“ einen Termin aussuchen, der ihren Wünschen entspricht.

Wie das funktioniert?

Ich verknüpfe Calendly ganz einfach mit meinem Smartphone-Kalender und kategorisiere mir Termine (privat & geschäftlich), so behalte ich den Überblick. Da sich beide Kalender synchronisieren, also Calendly mit meinem Smartphone, sind auch immer die Termine als „frei“ bzw. „verfügbar“ gekennzeichnet, die es wirklich sind! Der Kalender von „Calendly“ kann ganz einfach auf die eigene Website integriert werden, ein hinzufügen eines individuellen Textes macht das ganze noch etwas einladender.

So kommt es zu keinen Überschneidungen & du musst keine Termine mehr manuell irgendwo eintragen! Das schöne ist, mein Kunde:in erhält nach Terminbuchung automatisch eine Bestätigungsmail in dem sich schon direkt der Zoom-Link befindet (ja, auch das lässt sich super verbinden). Lästiges Termin raussuchen, bestätigen usw. ist Vergangenheit. Wenn ein Termin mal verschoben werden muss, lässt sich das auch super per Mausklick lösen.

Du willst dir das Ganze mal live ansehen, hier gehts zu meiner Website & dem Kalender von Calendly

💛 Mein Tipp: Calendly hat eine kostenfreie Variante, probiere dich doch einfach mal aus. Es erleichtert wirklich sehr viel im Umgang mit Kundenterminen!

✔️ Genial ist: Wenn du live Gruppencoachings anbietest, kann über Calendly auch „Gruppenereignisse“ geplant werden. Es lässt sich sogar einstellen, wieviel Restplätze an diesem Tag und in diesem Zeitfenster noch verfügbar sind.

💡 Extra Tipp: Erstelle eine eigene Dankeseite, die nach der Terminbuchung erscheint. Verweise auf deine Blogbeiträge oder digitale Produkte.

Hier gehts zu Calendly

 

 

#2 Zeiterfassung mit Toggl

Das Tracken der Zeit ist nicht nur für dich als VA wichtig, sondern auch für deine Kund:innen. Ich hänge bei meiner Rechnungsstellung immer das Protokoll der getrackten Stunden mit an. So sieht auch mein Auftraggeber:in, wieviel Zeit ich als VPA für Aufgaben & Projekte benötigt habe.

Es gibt sicherlich einige Tools zur Zeiterfassung, ich arbeite am liebsten mit Toggl. Man hat eine App um auch mal von Unterwegs den Timer oder Toggl track direkt am PC zu starten. Ich hinterlege pro Kunde & nach Aufgabe ein „Ereignis“.

Auf dieses wird dann die jeweilige Zeit gebucht. Auf dem Protokoll kannst du auch aufführen, welche Tätigkeiten in diesem Zeitfenster von dir übernommen wurden. So sorgst du für maximale Transparenz und bei deinem Kund:in für Vertrauen.

💛 Mein Tipp: Auch Toggl verfügt über eine kostenfreie Variante, was sich hervorragend zum Schnuppern anbietet.

Hier gehts zu Toggl

 

 

#3 Rechnungserstellung & Buchhaltung

Damit du deine monatlichen Rechnungen erstellen und deinen Einnahmen sowie Ausgaben verwalten kannst, gibt es unterschiedliche Tools die dich dabei unterstützen. Um dir hier eine Empfehlung zu platzieren, ist es erst mal wichtig zu klären, wie du dabei vorgehen möchtest.

Willst du deine Buchhaltung selbst machen? Ist dein Business erst mal wenig komplex aufgestellt? Erstellst du lediglich Rechnungen und Angebote?

Dann ist dir folgende Buchhaltungssoftware zu empfehlen: Papierkram. Damit du deinen Geldbeutel noch etwas schonst, gerade zu Beginn deiner Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz, Coach oder Trainer, gibt es eine kostenfreie Variante. Du kannst in dem Tool sogar deine Arbeitszeit erfassen und mit deinem Stundensatz verbinden, so kannst du per Knopfdruck deine Arbeitszeit in eine Rechnung umwandeln.

💛 Mein Tipp: Starte mit Papierkram direkt kostenlos. Andere Tools wie SevDesk sind schon ab der ersten Nutzung kostenpflichtig.

Papierkram testen

 

Sollte dein Business mit der Zeit komplexer werden, oder du weisst schon von Beginn an, dass du gerne mit einem Steuerberater zusammenarbeiten möchtest, dann ist dir „Lexoffice“ zu empfehlen.

 

Vorteile von Lexoffice zu Papierkram

Der DatevExport in Lexoffice ist wesentlich ausgereifter. Das wohl wichtigste für dich und deinen Steuerberater ist Zeitersparnis! Bei Lexoffice werden nämlich direkt die Belege mit den Rechnungs-ein und Ausgängen verbunden. In Papierkram ist das noch nicht so ausgereift (Stand Jan. 2022), da erhältst du 2 Exportdateien die dein Steuerberater dann mühselig zusammensuchen darf.

Was ich genial finde, sind die Automatisierungsmöglichkeiten. Du kannst mit Lexoffice sehr viele Automatisierungen einrichten. ZB. automatisches Hochladen von Rechnungen und Belegen. Man muss also nicht mehr mühselig eine Rechnung herunterladen und dann in dem Buchhaltungstool wieder hochladen –> siehe mehr dazu unter Punkt #9

Und jetzt kommt der KRACHER🎉! Lexoffice gibt es für Starter sogar 12 Monate kostenfrei. Setze also am besten direkt von Beginn an auf eine gute & unterstützende Buchhaltungssoftware.

Lexoffice 12 Monate gratis

 

 

 

#4 To-do-Liste & Projektmanagement

Es ist dir zu wünschen, dass du dich als virtueller Assistent vor Aufträgen kaum retten kannst. Damit du aber immer den Überblick über deine Aufgaben, Kunden, Deadlines usw hast empfiehlt es sich deine To-Do´s zu organisieren, auch Digital. Und wer hätte es gedacht, auch dafür gibt es wunderbare Tools. Gerade für Menschen (wie ich) die Listen lieben 🙂

Der Vorteil solcher Projektmanagement Software liegt darin, dass du auch mit deinen Kunden gemeinsam an Aufgaben arbeiten kannst. Jeder kann seine Aspekte, Vorschläge oder ähnliches direkt in diesem Tool hinterlegen, so ist bei einfachen Aufgaben nicht unbedingt ein Austausch per Mail, Telefon usw. notwendig. Zu diesen Tools gehören z.B. Trello, Asana, oder Jira. Du hast sicherlich schon mal davon gehört. Einfacher Aufgaben zu organisieren und dabei easy den Überblick zu behalten geht nicht.

💛 Mein Tipp: Trello, Asana, Jira gibt es als kostenfreie Version. Hier kommt es darauf an, was dir persönlich zusagt.

Auf zu Trello

 

 

#5 Austausch von Daten, Dokumenten, Textdateien, Bildern uvm.

Natürlich müssen mit dem Kund:innen immer wieder Daten ausgetauscht werden. Du arbeitest als virtuelle Assistenz im Bereich Webdesign, Copywriting, SocialMedia, E-Mail Marketing uvm? Dann ist es unerlässlich auf ein Tool zurückzugreifen, auf das Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in gleichermaßen Zugriff haben.

❓Und was ist ganz besonders wichtig beim Austausch von Daten? Genau, der Schutz dieser sensiblen Daten, gerade auch, wenn es um Kundendaten geht.

Sicherlich kennst du GoogleDrive, dagegen ist auch prinzipiell nichts einzuwenden, doch wenn du nach einer Alternative suchst, die ihre Rechenzentren in Deutschland hat, dann kann ich dir Nextcloud empfehlen!

Meine Alternative zu GoogleDrive

Aber lies am besten selbst, was Nextcloud über sich sagt:

„Nextcloud ist eine Open Source Cloud-Software, welche primär als Cloud-Speicher eingesetzt wird, aber flexibel mit verschiedenen Funktionen für Kommunikation, Sicherheit und Produktivität erweitert werden kann.

Mit Nextcloud sichern und synchronisieren Sie Ihre Dateien und gegebenenfalls die Daten weiterer Nutzer automatisch in der Cloud. Greifen Sie allein oder gemeinsam mit anderen Personen von einem geeigneten Endgerät ortsunabhängig auf die Daten und/oder Business-Applikationen in der Cloud zu – egal ob per Smartphone, Tablet, Desktop-PC oder Laptop. Richten Sie individuelle Freigabe- und Zugriffsrechte ein, die sich wie maßgeschneidert konfigurieren lassen.

Neben den vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten ist ein großer Unterschied zu anderen Cloud-Speicher – zum Beispiel Dropbox, Google Drive und OneDrive – der Schutz ihrer Daten. Mit Nexcloud behalten Sie Kontrolle über ihre Daten und schützen Ihre Privatspähre. Wenn Sie sich für Managed Nextcloud Hosting bei IONOS entscheiden, ist sichergestellt, dass Ihre Daten in deutschen Rechenzentren und nicht etwa im europäischen Ausland oder in Übersee gespeichert werden, wo häufig weniger strenge Datenschutzbestimmungen gelten.“ (Quelle: Nextcloud)

Meine Kunden sind mir dankbar, wenn ich sie darüber informiere mit einer Cloud zu arbeiten, die ihre Server hier in Deutschland hostet. Doch das ist auch keine Voraussetzung. Ich habe auch viele Kunden die einfach mal schnell ihre Ordner über die GoogleDrive freigeben.

💛 Mein Tipp: Nextcloud gibt es nur als kostenpflichtige Variante. Doch für 6,-€ um mit Nextcloud zu starten, ist das für den Anfang ein kleiner Invest für maximale Datensicherheit und glückliche Kund:innen. Du kannst für Kund:innen einen Ordner individuell mit einem Passwort versehen, das nur sie besitzen um auf diesen Ordner zuzugreifen und ihre Daten abzulegen.

Zu Nextcloud

 

 

#6 Wunderschöne Grafiken & Bildbearbeitung

Canva ist das Tool schlechthin, wenn es um Bildbearbeitung, Informationsgrafiken oder um die Erstellung von Posts für SocialMedia Kanäle geht. Wusstest du, dass man mit Canva auch ganz toll Checklisten & Workbooks erstellen kann? Nein, dann schau doch mal vorbei.

Gerade als Leadmagnet für deine E-Mail Liste machen sich Freebies ganz toll. Wenn du bisher noch nicht wirklich wusstest, wie du als VA dein eigenes Freebie schnell und kostengünstig erstellen kannst – jetzt weißt du es 😉

💛 Mein Tipp: Canva gibt es als kostenfreie Variante und hat auch wirklich sehr viel zu bieten, ohne dass man gleich zu Beginn gezwungen ist auf die kostenpflichtige Variante upzugraden.

Los gehts mit Canva

 

#7 Bilddatenbank / Stockfotos & Videos

Gerade für deine Newsletter, Blogbeiträge oder auch für deine Website werden immer wieder neue Bilder benötigt. Es gibt tatsächlich einige Anbieter, die auch kostenfrei sog. Stockfotos & Videos zur Verfügung stellen.

Ich persönlich arbeite gerne mit Pixabay, aber es gibt noch unsplash, pexels oder hautestock.

 

#8 Versand von Newslettern & E-Mail Marketing

Der Newsletter ist immer noch das Marketingtool schlechthin um bei deinen Kund:innen, Besucher:innen & Interessent:innen langfristig Vertrauen aufzubauen. So kostengünstig kannst du im Vergleich zu SocialMedia und anderen Kanälen deine Kund:innen mit deinen Botschaften nicht mitten ins 💛  treffen.

Daher solltest du dir die Chance einen eigenen Newsletter, Sales Funnel & E-Mail Marketing aufzubauen, nicht entgehen lassen. Es gibt wirklich tolle Tools, mit denen du Automationen, Kampagnen, ein klasse Kundenmanagement usw. ganz einfach erstellen kannst.

Hierzu wird es von mir in den nächsten Tagen einen Artikel geben, in dem ich CleverReach, Sendinblue und ActiveCampaign vergleichen werde.

Doch an dieser Stelle kann ich dir schon verraten, dass CleverReach und Sendinblue beide ihren Sitz in Deutschland haben, so bist du was deine Daten angeht zu 100% EU-DSGVO konform.

ActiveCampaign ist ein Unternehmen aus der USA, das nicht nur aktuell einen sehr guten Zulauf erfährt. Zu Recht – ActiveCampaign ist die „Königin“ unter den Autorespondern und ist im Bereich „Tagging“ & Segmentierung unschlagbar. Anm: ActiveCampaign wird in 2022 Server in der EU platzieren – damit hat sich endlich das leidige DSGVO Thema erledigt.

💛 Mein Tipp:

Du stehst am Anfang deines Business? CleverReach und Sendinblue haben beide jeweils kostenfreie Zugänge. Gerade für den Anfang wenn du wirklich nur einen einfachen Newsletter versenden möchtest, sind diese Tools vollkommen ausreichend.

Du bist schon länger als Coach, Berater oder Trainer unterwegs, oder bietest neben deinen Dienstleistungen, noch digitale Produkte, Freebies und Onlinekurse an? Dann auf zu ActiveCampaign, denn es gibt aktuell kein Tool, dass die Tagbasierte Kundenverwaltung so perfekt umsetzen kann. ActiveCampaign ist aber direkt kostenpflichtig, doch der Invest lohnt sich.

Hier gehts zu Active Campaign

 

#9 Automatisiere sich wiederholende Abläufe mit Zapier

Ich habe nun ganz neu Zapier für mich entdeckt. Zugegeben ist es kein ganz so günstiges Tool, aber die ersten 5 Zaps sind kostenfrei und verhelfen dir auf jeden Fall schon zu großer Zeitersparnis.

Meine absolute Lieblingskombination? Lexoffice und Zapier!!!!!!

Dich nervt das Thema Buchhaltung sicherlich so wie jeden auf dieser Welt. Belege, Rechnungen usw. sammeln, irgendwo einscannen oder hoch- und runterladen. Mit Zapier und Lexoffice ist das für mich nun kein Thema mehr.

Folgende Automatisierung habe ich erstellt:

  1. Zap – Kombination: Automatisiertes Belege auf Google Drive hochladen, sobald in mein E-Mail Postfach eine E-Mail mit einer Rechnung eintrudelt.
  2. Zap – Kombination: Sobald ein Beleg in die Google Drive hochgeladen wird, startet Zapier mit dem zweiten Zap: diese Belege werden dann automatisch direkt in Lexoffice „geschoben“ 

Mega, oder?

Ich muss also jetzt nur noch Kassenbelege einscannen (diese Fotografiere ich übrigens auch direkt in die Google Drive) so habe ich einen Ordner in dem alle Belege aufbewahrt werden und das hochladen in Lexoffice erfolgt ja komplett eigenständig.

Und diese Kombination kannst du dir mit der kostenfreien Zapier Variante einrichten. Das reicht für den Anfang auch vollkommen!

Hol dir Zapier!

 

Meine Empfehlung an dieser Stelle

In jedem Business gibt es Aufgaben die sich immer wiederholen! Genauso gibt es Aufgaben die sich wunderbar automatisieren lassen und dich unterstützen!

Zum Beispiel? 

  • Terminbuchung deiner Kunden
  • Buchhaltung & Belege aufbewahren
  • Kauf deiner Dienstleistungen
  • Social Media Posts
  • Blogbeiträge
  • Kundentestimonials einholen
  • uvm.

Es gibt wunderbare Tools, wie zb. unter No. 1 erwähnt „Calendly“, Canva oder Lexoffice, apprex,oder Zapier usw. die diese Aufgaben meist vollständig übernehmen.

Wenn du nun mehr erfahren willst, wie diese Tools

  • dich unterstützen
  • dir Zeit schenken 
  • nervige Aufgaben wegnehmen
  • mehr Umsatz bringen

👉🏻 Dann lege ich dir diesen Onlinekurs ans Herz: Automatisiere dein Business!

Danach hast du dein Business so aufgestellt, dass viele Tätigkeiten die du vorher manuell/händisch erledigen musstest, vollkommen automatisch ablaufen.

 

more is coming soon…

 

Dieser Artikel wird stetig erweitert. Meine Tool Erfahrungen lasse ich hier 1:1 einfliessen und alle hier vorgestellten Tools setze ich selbst ein, oder habe sie einmal genutzt. Zum Teil befinden sich unter den Links sogenannten Affiliatelinks. Entscheidest du dich für ein Tool, erhalte ich eine kleine Empfehlungsprovision – für dich entsteht dabei kein finanzieller Nachteil.

 

Welche Tools setzt du ein? Erzähle mir gerne von deinen Erfahrungen!

 

Oder gibt es etwas wobei ich dich in deinem Alltag unterstützen kann?

Gerne verhelfe ich dir bei der Einrichtung diverser Tools wie z.b.

  • Calendly
  • Zapier
  • apprex
  • Activecampaign
  • CleverReach

Buche dir gerne hier dein kostenfreies Erstgespräch ! ←Natürlich mit Calendly 😉

Profi für E-Mail Marketing, Website & Divi Vorlagen

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