Gerade für meine Kund:innen wie Coaches, Trainer, Solopreneure ist ein „Blick hinter die Kulissen“ sicherlich ganz spannend. In vielen unserer Arbeitsabläufe finden sich Überschneidungen und vielleicht helfen sie auch euch in eurem Daily Business. Ich freue mich, wenn ich hiermit einen kleinen Impuls setzen kann, damit sich euer Arbeitsablauf in Zukunft auch etwas entspannter gestaltet.

Um in meinem Alltag als virtuelle Assistenz nicht den Überblick zu verlieren (ich liebe Struktur & Ordnung) greife ich auf viele unterschiedliche Tools zurück. Diese erleichtern mir nicht nur meinen Ordnungsfimmel sondern machen mir in der täglichen Anwendung auch wirklich Spaß. Heute zeige ich euch auf mit welchen Tools ich arbeite um für meine Kund:innen effizient & effektiv Bestleistungen zu bringen.

 

#1 Terminkoordination mit Calendly

Damit ich bei Terminanfragen nicht immer Ping-Pong-artig Mails mit Terminvorschlägen hin und her schicken muss. Können sich meine Kund:innen oder eine Kolleg:innen ganz easy über das Tool „Calendly“ einen Termin aussuchen, der ihren Wünschen entspricht.

Wie das funktioniert?

Ich verknüpfe Calendly ganz einfach mit meinem Smartphone-Kalender und kategorisiere mir Termine (privat & geschäftlich), so behalte ich den Überblick. Da sich beide Kalender synchronisieren, also Calendly mit meinem Smartphone, sind auch immer die Termine als „frei“ bzw. „verfügbar“ gekennzeichnet, die es wirklich sind! Der Kalender von „Calendly“ kann ganz einfach auf die eigene Website integriert werden, ein hinzufügen eines individuellen Textes macht das ganze noch etwas einladender.

So kommt es zu keinen Überschneidungen & du musst keine Termine mehr manuell irgendwo eintragen! Das schöne ist, mein Kunde:in erhält nach Terminbuchung automatisch eine Bestätigungsmail in dem sich schon direkt der Zoom-Link befindet (ja, auch das lässt sich super verbinden). Lästiges Termin raussuchen, bestätigen usw. ist Vergangenheit. Wenn ein Termin mal verschoben werden muss, lässt sich das auch super per Mausklick lösen.

Du willst dir das Ganze mal live ansehen, hier gehts zu meiner Website & dem Kalender von Calendly

💛 Mein Tipp: Calendly hat eine kostenfreie Variante, probiere dich doch einfach mal aus. Es erleichtert wirklich sehr viel im Umgang mit Kundenterminen!

✔️ Genial ist: Wenn du live Gruppencoachings anbietest, kann über Calendly auch „Gruppenereignisse“ geplant werden. Es lässt sich sogar einstellen, wieviel Restplätze an diesem Tag und in diesem Zeitfenster noch verfügbar sind.

Hier gehts zu Calendly

 

 

#2 Zeiterfassung mit Toggl

Das Tracken der Zeit ist nicht nur für dich als VA wichtig, sondern auch für deine Kund:innen. Ich hänge bei meiner Rechnungsstellung immer das Protokoll der getrackten Stunden mit an. So sieht auch mein Auftraggeber:in, wieviel Zeit ich als VPA für seine Aufgaben & Projekte benötigt habe.

Es gibt sicherlich einige Tools zur Zeiterfassung, ich arbeite am liebsten mit Toggl. Man hat eine App um auch mal von Unterwegs den Timer oder Toggl track direkt am PC zu starten. Ich hinterlege pro Kunde & nach Aufgabe ein „Ereignis“.

Auf dieses wird dann die jeweilige Zeit gebucht. Auf dem Protokoll kannst du auch aufführen, welche Tätigkeiten in diesem Zeitfenster von dir übernommen wurden. So sorgst du für maximale Transparenz und bei deinem Kund:in für Vertrauen.

💛 Mein Tipp: Auch Toggl verfügt über eine kostenfreie Variante, was sich hervorragend zum Schnuppern anbietet.

Hier gehts zu Toggl

 

 

#3 Rechnungserstellung & Buchhaltung

Damit du deine monatlichen Rechnungen erstellen und deinen Einnahmen sowie Ausgaben verwalten kannst, gibt es unterschiedliche Tools die dich dabei unterstützen. Beliebte und bekannte Tools sind z.b SevDesk oder Lexware. Diese sind aber auch direkt kostenpflichtig. Damit du deinen Geldbeutel noch etwas schonst, gerade zu Beginn deiner Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz,l kann ich dir „Papierkram“ empfehlen. Hier gibt es eine kostenfreie Variante. Die Zeiterfassung ist auch möglich, so dass du aus der erfassten Arbeitszeit auch direkt eine Rechnung erstellen kannst.

💛 Mein Tipp: Starte mit Papierkram direkt kostenlos. Andere Tools wie SevDesk sind schon ab der ersten Nutzung kostenpflichtig.

Papierkram testen

 

 

#4 To-do-Liste & Projektmanagement

Es ist dir zu wünschen, dass du dich als virtueller Assistent vor Aufträgen kaum retten kannst. Damit du aber immer den Überblick über deine Aufgaben, Kunden, Deadlines usw hast empfiehlt es sich deine To-Do´s zu organisieren, auch Digital. Und wer hätte es gedacht, auch dafür gibt es wunderbare Tools. Gerade für Menschen (wie ich) die Listen lieben 🙂

Der Vorteil solcher Projektmanagement Software liegt darin, dass du auch mit deinen Kunden gemeinsam an Aufgaben arbeiten kannst. Jeder kann seine Aspekte, Vorschläge oder ähnliches direkt in diesem Tool hinterlegen, so ist bei einfachen Aufgaben nicht unbedingt ein Austausch per Mail, Telefon usw. notwendig. Zu diesen Tools gehören z.B. Trello, Asana, oder Jira. Du hast sicherlich schon mal davon gehört. Einfacher Aufgaben zu organisieren und dabei easy den Überblick zu behalten geht nicht.

💛 Mein Tipp: Trello, Asana, Jira gibt es als kostenfreie Version. Hier kommt es darauf an, was dir persönlich zusagt.

Auf zu Trello

 

 

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