Damit sich die online Zusammenarbeit mit einer virtuellen persönlichen Assistenz (VPA) für Sie möglichst zielführend & erfolgreich gestaltet, gibt es ein paar Punkte vor und während der Zusammenarbeit mit Ihrem VPA zu beachten.
Sie sollten mit Ihrem virtuellen Assistenten (VA) im Gespräch erörtern wie Ihre Zusammenarbeit, im Detail und über den gemeinsamen Zeitraum hinweg, aussehen soll.
So vermeiden Sie, dass es gerade am Anfang einer Zusammenarbeit Kommunikationsprobleme gibt. Gerade hier liegt die Problematik. Oft sprechen sich beide Parteien nicht richtig ab und haben unterschiedliche Erwartungen an die Zusammenarbeit. Manchmal braucht es auch einfach seine Zeit, bis sich der Kunde und sein virtueller persönlicher Assistent aufeinander eingestimmt haben, damit dann alles rund läuft.
„Doch worauf sollte man achten, damit die Zusammenarbeit mit einem VA garantiert gelingt?“
Hier habe ich ein paar Anregungen für Sie. Im ersten Moment mag sich das vielleicht nach viel Dokumentations- und Zeitaufwand anhören. Doch wenn für beide Seiten klar ist, wie sich die Zusammenarbeit gestaltet, ist der Weg zum Ziel von Spaß und Effizienz begleitet.
Inhaltsverzeichnis
#1 Kennenlernen, Vertrauen & Respekt
Das Wichtigste zuerst. Ein respektvoller Umgang ist absolute Voraussetzung. Ein virtueller Assistent ist eine Erleichterung für Ihr Business und wird Sie tatkräftig unterstützen. Daher ist konstruktive Kritik und ein wertschätzender Ton das A und O. Damit die vertrauensvolle Zusammenarbeit & ein respektvoller Umgang gelingen kann ist es wichtig, dass Sie sich kennenlernen. Wenn Sie es ermöglichen können, dann nutzen Sie Tools wie “Zoom”, “Microsoft Teams” oder ähnliche. So finden beide Seiten schnell heraus ob die “Chemie” stimmt und eine Zusammenarbeit vorstellbar ist.
„Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Ihrem VA ist absolutes Vertrauen.“
#2 Welche Erwartungen haben Sie an die Zusammenarbeit mit Ihrem virtuellen Assistenten?
Tätigkeitsbereich
Sie sollten den Tätigkeitsbereich in dem Sie Ihr virtueller Assistent unterstützen soll, ganz klar abgrenzen und definieren. Je detaillierter Sie das darstellen können umso leichter wird es für Ihre VA Ihre Arbeitsabläufe zu verstehen und natürlich in Ihrem Sinne weiterzuführen. Zeigen Sie aber dennoch den Zusammenhang in Ihrem Unternehmen auf, falls das Aufgabengebiet nur ein kleiner Teilbereich sein sollte. So kann Ihr VA die Zusammenhänge besser erkennen und bessere Entscheidungen treffen.
Zeitraum
Sprechen Sie unbedingt über den Zeitraum in dem der VPA Sie unterstützen soll. Wann sollen welche Arbeiten abgeschlossen sein? Wieviel Zeit haben Sie noch bis zum Projektende? Gibt es eine Deadline? Welche Aufgaben können ohne Termindruck erledigt werden und bei welchen gibt es fixe Abgabetermine? So kann der virtuelle Assistent realistisch planen, wieviel Zeit er für Ihr Projekt benötigt und ob genug Ressourcen vorhanden sind.
Erreichbarkeit
Klären Sie unbedingt, wie und wann Ihr VA für Sie erreichbar sein sollte. Gerade virtuelle Assistenten sind es gewohnt Orts- und Zeitunabhängig zu arbeiten. Je nachdem wo sich Ihr virtueller Assistent befindet, kann es zu Zeitzonenverschiebungen kommen. Was wiederum den Vorteil hat, dass sich quasi “über Nacht” Aufgaben erledigen, aber den Nachteil, dass Ihre virtuelle Assistenz tagsüber nicht erreichbar ist.
Kommunikation
Wann und in welchen Abständen ist ein Austausch erforderlich? Damit es zu keinen bösen Überraschungen während der Zusammenarbeit mit ihrer virtuellen Assistenz kommt, sprechen Sie sich unbedingt ab, in welchen Zeitabständen Sie die Ergebnisse kontrollieren möchten. Die Kommunikation ist keine Einbahnstraße, Sie sollten für Ihren virtuellen Assistenten erreichbar sein für etwaige Rückfragen. Klären Sie, wie eine Zusammenarbeit aussehen soll. Per Skype, Telefonisch, nur per Mail? Hier eigenen sich besonders gut Projektmanagement Tools wie Trello oder Asana (siehe unten #4). Beide Parteien können gleichzeitig in dem Projekt arbeiten und sich abgleichen.
Protokollierung
Es ist sicher zu empfehlen, für beide Seiten, dass der Tätigkeitsbereich und die einzelnen Arbeiten auch detailliert protokolliert werden. In welchem Umfang und Detailgenauigkeit das Protokoll geführt werden soll, gehört auch in den Bereich, welche Erwartungen Sie an die Zusammenarbeit haben. Doch wollen wir uns nicht im Dokumentationsaufwand verlieren. Eine genaue Protokollierung schafft aber Vertrauen und Transparenz und kann im Anschluss dabei helfen, Prozesse zu analysieren und zu verbessern.
#3 In welchem Aufgabenbereich kann der VPA Sie unterstützen?
Definieren Sie ganz genau was Ihr virtueller Assistent für Sie machen kann. Wichtig ist, dass Sie für sich zuvor ganz klar abgegrenzt haben, in welchem Aufgabenbereich Ihr virtueller Assistent Sie unterstützen kann. Meist bringen die VPA´s in unterschiedlichen Bereichen vertiefte Fachkompetenzen mit. Die Stärken der jeweiligen VA sollten sich dann auf keinen Fall in Schwächen umwandeln, wenn Sie zwischendurch Aufgaben abverlangen, die nicht in das Tätigkeitsgebiet Ihres virtuellen Assistenten gehören. Klären Sie zudem, in welcher Form Ihr VPA Ihnen das Ergebnis liefern soll. Wenn Sie sich die Ergebnisse z.B. in Excel Tabellen wünschen, dann teilen Sie das unbedingt Ihrer virtuellen Assistenz mit.
Machen Sie sich bewusst, dass das Übertragen von Aufgaben auch mit loslassen zu tun hat. Stellen Sie sich daher offen und ehrlich die Frage “Können Sie in dem Gebiet auch wirklich loslassen & delegieren?” Nichts ist frustrierender für einen virtuellen Assistenten, wenn sich dieser nur kontrolliert fühlt.
Sie möchten sich inspirieren lassen, welche Einsatzmöglichkeiten es für Ihren zukünftigen VA gibt? Dann lesen Sie gerne in folgendem Beitrag weiter: 128 Aufgaben & Einsatzbereiche für Ihren virtuellen Assistenten
#4 Mit welchen Tools wird eine effiziente virtuelle Zusammenarbeit gestaltet?
Austausch: Um sich regelmäßig auszutauschen und damit die Zusammenarbeit mit Ihrem virtuellen Assistenten zu erleichtern, ist das Tool “Zoom” zu empfehlen. Denken Sie darüber nach sich eine gemeinsame Infrastruktur einzurichten. Ein gutes Tool zum Datenaustausch ist “Slack” hier können mehrere in einer Gruppe miteinander kommunizieren und Dateien austauschen. Damit Ihre virtuelle Assistenz die Zeit im Blick hat und ist das Tool “Toggl” zur Zeiterfassung zu empfehlen. Nutzen Sie “Trello” oder “Asana” als Projektmanagement Software. Auch eine Mindmap ist eine klasse Lösung um komplexe Strukturen aufzubrechen und visuell darzustellen, hier ist “MindMeister” empfohlen. Nicht zu vergessen sind die Regeln der DSGVO, die jederzeit einzuhalten sind.
#5 Feedback
Voraussetzung ist eine wertschätzende Kommunikation und das Üben von konstruktiver Kritik, falls Sie einmal mit dem Ergebnis Ihres VA nicht zufrieden sind. Nehmen Sie auch das Feedback Ihrer virtuellen Assistenz gerne entgegen. Schließlich betrachtet Sie Ihr Unternehmen von “außen” und verfügt nicht über die typische “Betriebsblindheit” und kann Ihnen mit ihrer Erfahrung sicherlich den ein oder anderen guten Rat oder Impuls mitgeben.
Da es sich bei einer Zusammenarbeit um ein Geben und Nehmen handelt, gehört es schlussendlich auch in Ihre Verantwortung, nach einer erfolgreichen Zusammenarbeit die Rechnung Ihres virtuellen persönlichen Assistenten pünktlich zu begleichen.
Und nicht vergessen: do what you can do best – outsource the rest!
Ihr Business funktioniert nur dann gut, wenn Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Wenn auch Sie endlich mehr Zeit für sich und Ihre Kernaufgaben haben möchten – dann buchen Sie gleich hier Ihr kostenfreies Strategiegespräch!
Herzliche Grüße
Ihre virtuelle persönliche Assistenz
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